Tekoälyn käyttö työpaikalla [video ja tietokilpailu]

Lyhyesti: Käytä tekoälyä työssäsi riskittömään luonnosteluun, yhteenvetoon, organisointiin ja analysointiin pitäen samalla ihmiset vastuussa tarkkuudesta ja päätöksistä. Aloita yhdestä toistuvasta tehtävästä, poista arkaluontoiset tiedot ja tarkista jokainen tulos – varsinkin jos se voi vaikuttaa jonkun oikeuksiin, toimeentuloon, turvallisuuteen tai tulevaisuuteen.

Vastuullisuus: Varmista, että pätevät ihmiset ovat edelleen vastuussa vaikuttavista päätöksistä ja lopullisista hyväksynnöistä.

Tietosuoja: Käytä hyväksyttyjä työkaluja ja poista luottamukselliset tai tunnistavat tiedot ennen minkään lähettämistä.

Läpinäkyvyys: Ilmoita tekoälyn käytöstä aina, kun työpaikan käytännöt, asiakkaiden odotukset tai mahdolliset seuraukset sitä edellyttävät.

Varmennus: Tarkista faktat, omistajat, määräajat ja oletukset alkuperäistä lähdemateriaalia vasten.

Testaus: Mittaa kokonaisaika, tarvittavat korjaukset ja käyttäjien vaikutus ennen työnkulun laajentamista.

1. Mitä tekoälyn käyttö työpaikalla sisältää

Tekoälyn käyttö työpaikalla ei välttämättä tarkoita yhden ihmisen korvaamista tai koko työn automatisointia. Useimmilla työpaikoilla tekoäly on paljon arvokkaampi tukiväline.

Ajattele sitä nopeana, hieman ylimielisenä avustajana.

Se voi auttaa sinua:

• Sähköpostien ja asiakirjojen luonnokset

• Tiivistä pitkät tiedot

• Ideoiden luominen

• Järjestä hajallaan olevat muistiinpanot

• Analysoi perustietoja

• Valmistaudu kokouksiin

• Luo tarkistuslistoja ja suunnitelmia

• Kirjoita sisältöä uudelleen eri yleisöille

• Selitä tuntemattomia käsitteitä

• Muuta karkeat ajatukset käyttökelpoisiksi

Tekoäly voi usein tuottaa kelvollisen ensimmäisen version sekunneissa. Se ei välttämättä ole täydellinen – joskus se on liian muodollinen, joskus toistuva ja silloin tällöin se eksyy itsevarmasti pensasaitaan.

Silti jostain aloittaminen on yleensä helpompaa kuin tyhjästä aloittaminen.

Tavoitteena ei ole antaa tekoälyn hoitaa ajatteluasi. Tavoitteena on käyttää vähemmän aikaa vähäarvoisiin kitka-asioihin, jotta sinulla on enemmän energiaa harkintaan, luovuuteen, ihmissuhteisiin ja päätöksiin.

2. Miksi tekoälyn käytön oppiminen työpaikalla on tärkeää

Työ on täynnä pieniä tehtäviä, jotka vievät enemmän aikaa kuin ne ansaitsevat.

Viiden minuutin sähköpostista tulee kaksikymmentä minuuttia, koska et löydä oikeaa aloitusriviä. Kokouksessa syntyy kolme sivua muistiinpanoja, mutta ei selkeitä toimia. Raportti on kirjoitettava uudelleen ylimmälle johdolle, asiakkaille ja tekniselle tiimille. Yhtäkkiä puolet iltapäivästä on kadonnut.

Tekoäly voi lyhentää tiedon siirtämiseen yhdestä muodosta toiseen kuluvaa aikaa.

Esimerkiksi:

• Muistiinpanoista tulee yhteenveto

• Yhteenvedosta tulee sähköposti

• Sähköpostista tulee esityksen runko

• Karkeasta ideasta tulee projektisuunnitelma

• Laskentataulukosta tulee kirjallinen selitys

• Monimutkaisesta käytännöstä tulee selkeä ja helposti lähestyttävä opas

Tässä tuottavuuden kasvut yleensä näkyvät. Ei dramaattisina ”tekoäly johtaa yritystä nyt” -hetkinä, vaan kymmeninä pieninä parannuksina.

Se on vähän kuin siivoaisi pikkukiviä kengästä. Yksi pikkukivi ei ole kriisi, mutta kahdentoista pikkukivin kanssa käveleminen koko päivän on naurettavaa.

Tekoäly voi myös helpottaa asiantuntemuksen käyttöä. Uusi työntekijä voi pyytää selitystä vieraalle terminologialle. Esimies voi tutkia erilaisia ​​tapoja jäsentää palautetta. Myyjä voi valmistella kysymyksiä toimialalle, jota hän ei vielä ymmärrä.

Harkitusti käytettynä tekoäly auttaa ihmisiä saavuttamaan vakaan lähtöpisteen nopeammin.

3. Parhaat työtehtävät tekoälylle

Helpoin tapa ymmärtää tekoälyn käyttöä työssä on jakaa tehtävät kolmeen luokkaan: luominen, muuntaminen ja analysointi.

Luoda

Tekoäly voi luoda ensimmäisen luonnoksen ohjeidesi perusteella.

Esimerkkejä ovat:

• Sähköpostit

• Ehdotukset

• Työkuvaukset

• Esityslistat

• Sosiaalisen median julkaisut

• Koulutusmateriaalit

• Asiakaspalautteet

• Esityksen pääpiirteet

• Haastattelukysymykset

Ilmaisulla ”ensimmäinen luonnos” on tässä merkitystä. Tekoälyn luoma sisältö tulisi yleensä tarkistaa ennen sen lähettämistä, julkaisemista tai esittämistä.

Muuttaa

Tämä on yksi tekoälyn vahvimmista käyttötavoista työpaikalla. Annat sille olemassa olevaa tietoa ja pyydät sitä muuttamaan muotoa, pituutta, tyyliä tai monimutkaisuusastetta.

Esimerkiksi:

• Lyhennä pitkää raporttia

• Muistiinpanojen muuttaminen toimintokohteiksi

• Kirjoita tekninen kieli uudelleen asiakkaille

• Kappaleen muuntaminen luettelomerkeiksi

• Tee viestistä ammattimaisemman kuuloinen

• Muunna transkriptio yhteenvedoksi

• Käännä sisäinen ammattikieli selkeälle arkikielelle

Transformaatiotehtävät toimivat yleensä hyvin, koska tekoälyllä on materiaalia, jonka pohjalta työskennellä. Se ei keksi kaikkea tyhjästä.

Analysoida

Tekoäly voi myös auttaa tunnistamaan kaavoja, vertailemaan tietoa ja jäsentämään ongelman.

Käytännön analyysitehtäviin kuuluvat:

• Asiakaspalautteen ryhmittely teemoihin

• Useiden vaihtoehtojen vertailu

• Mahdollisten riskien tunnistaminen

• Suunnitelman aukkojen löytäminen

• Hyvät ja huonot puolet

• Ehdotuksia kysymyksistä, jotka olet saattanut unohtaa

• Trendien selittäminen datajoukossa

• Tukipyyntöjen luokittelu

Tekoälyanalyysiä tulisi kuitenkin pitää apuna, ei kiistattomana totuutena. Se voi jättää kontekstin huomiotta tai tehdä oletuksia, jotka näyttävät järkeviltä, ​​mutta ovat täysin vääriä. Ihmisarviointi on edelleen ohjauspyörässä 🚗

4. Vertailutaulukko: Käytännön tapoja hyödyntää tekoälyä työpaikalla

Työpaikkatehtävä	Mitä tekoäly voi tehdä	Paras mahdollinen panos	Tarvitaanko ihmisen tekemä tarkistus?	Miksi se toimii
Sähköpostin kirjoittaminen	Luonnostele, lyhennä, pehmennä, selkeytä	Vastaanottaja, tarkoitus, keskeiset tiedot, haluttu toimenpide	Kyllä	Poistaa tyhjän sivun kitkan
Kokouksen muistiinpanot	Yhteenveto ja otostoiminnot	Tekstiversio tai strukturoidut muistiinpanot	Ehdottomasti	Erottaa keskustelun nopeasti päätöksistä
Tutkimussuunnittelu	Ehdota kysymyksiä ja aihealueita	Selkeä tavoite ja yleisö	Kyllä - faktat on tarkistettava	Auttaa rakentamaan lähtökohdan
Projektinhallinta	Luo suunnitelmia, virstanpylväitä, riskejä	Laajuus, määräaika, tiimi, rajoitukset	Kyllä	Järjestää hajallaan olevaa tietoa
Datan tulkinta	Selitä kaavoja ja poikkeavuuksia	Puhdas data ja liiketoimintakonteksti	Vahva arviointi tarvitaan	Helpottaa numeroiden käsittelyä
Aivoriihi	Luo ideoita ja vaihtoehtoja	Erityinen ongelma ja rajat	Kohtalainen	Tuottaa vaihteluvälin, joskus odottamattoman tehokkaan
Asiakastuki	Vastausten luonnokset ja ongelmien luokittelu	Asiakasviesti ja yrityksen ohjeistus	Kyllä, erityisesti arkaluontoisissa tapauksissa	Nopeuttaa rutiinireaktioita
Asiakirjojen muokkaus	Paranna sävyä, kielioppia ja rakennetta	Alkuperäinen teksti ja kohdeyleisö	Yleensä	Nopeampi kuin lause lauseelta muokkaaminen
Oppiminen	Selitä käsitteitä ja luo tietokilpailuja	Aihe, taitotaso, työskentely	Lievä tai kohtalainen	Tekee koulutuksesta yksilöllisempää
Päätöksenteon tuki	Vertaile vaihtoehtoja ja pintariskejä	Kriteerit, rajoitukset, prioriteetit	Täysin	Selkeyttää ajattelua, mutta ei saisi päättää puolestasi

Taulukko tekee selväksi erään tärkeän asian: tekoäly toimii parhaiten, kun tehtävä on hyvin määritelty.

"Apua projektissani" on epämääräinen.

”Luo kuusivaiheinen käynnistystarkistuslista pienelle sisäiselle ohjelmistopäivitykselle, johon osallistuu IT, asiakastuki ja myynti” antaa tekoälylle konkreettista työskentelytapaa.

Tietty syöte luo tietyn tuotoksen. Tuskin mullistavaa, mutta totta.

5. Kuinka kirjoittaa parempia tekoälykehotteita työhön

Et tarvitse monimutkaista kehotekaavaa. Sinun tarvitsee vain antaa tekoälylle riittävästi kontekstia ymmärtääkseen, miltä hyvä näyttää.

Luotettava työpaikkakehote sisältää yleensä viisi elementtiä:

Tehtävä

Ilmaise tarkalleen, mitä haluat.

Esimerkki:

"Kirjoita sähköpostiviesti, jossa selitetään toimitusviive."

Konteksti

Selitä, mitä tapahtui ja miksi tehtävällä on merkitystä.

Esimerkki:

"Toimittaja on viivästyttänyt toimitusta neljällä päivällä varasto-ongelman vuoksi."

Yleisö

Kerro tekoälylle, kuka lukee tai käyttää tulosta.

Esimerkki:

"Yleisö on pitkäaikainen asiakas, joka on jo valmiiksi turhautunut."

Haluttu sävy tai muoto

Kuvaile, miltä vastauksen tulisi kuulostaa tai näyttää.

Esimerkki:

"Käytä rauhallista, suoraa ja vastuullista sävyä. Pidä viestisi alle 150 sanassa."

Vaaditut tiedot

Listaa faktat, jotka on sisällytettävä.

Esimerkki:

"Mainitse tarkistettu toimituspäivämäärä, hyvitysvaihtoehto ja tuen yhteyshenkilö."

Yhteenvetona kehotteesta tulee:

"Laita pitkäaikaiselle asiakkaalle sähköpostiviesti, jossa selität, että heidän lähetyksensä on viivästynyt neljä päivää toimittajan varasto-ongelman vuoksi. Käytä rauhallista, suoraa ja vastuullista sävyä. Pidä viesti alle 150 sanassa. Sisällytä tarkistettu toimituspäivämäärä, hyvitysvaihtoehto ja tukiyhteystiedot."

Tuo kehote tuottaa lähes aina paremman tuloksen kuin ”Kirjoita viivästysviesti”

Voit myös pyytää tekoälyä tarkistamaan omaa vastaustaan:

• Tee tästä vähemmän muodollista

• Poista toisto

• Lisää selkeämpi toimintakehotus

• Kirjoita tämä uudelleen johtotason yleisölle

• Tunnista kaikki perusteettomat oletukset

• Kerro minulle kolme vahvempaa vaihtoehtoa

• Haasta tämä suositus

Tuo viimeinen on erityisen arvokas. Tekoälyn ei aina tarvitse olla kannustajasi. Joskus sen pitäisi olla hieman ärsyttävä kollega, joka kysyy: "Mutta mitä tapahtuu, jos tuo oletus on väärä?" 🧐

6. Kuinka käyttää tekoälyä sähköposteissa ja työpaikkaviestinnässä

Sähköposti on usein helpoin tapa aloittaa.

Tekoäly voi auttaa, kun tiedät mitä haluat sanoa, mutta et löydä oikeaa sanamuotoa. Se voi myös auttaa sinua välttämään viestejä, jotka ovat liian tylyjä, epämääräisiä tai kolme kappaletta pidempiä kuin on tarpeen.

Käytännön pyyntöihin kuuluvat:

• Kirjoita tämä uudelleen kuulostamaan ystävälliseltä mutta lujalta

• Tee tästä lyhyempi

• Lisää selkeä määräaika

• Poista tunteellinen kieli

• Tee tästä sopivaa ylemmälle johdolle

• Muuta tämä kohteliaaksi jatkoksi

• Selitä tämä ilman teknistä ammattikieltä

• Luo kolme aiherivivaihtoehtoa

Tekoäly on erityisen kätevä arkaluontoisessa viestinnässä, mutta varovaisuus on tärkeää. Suorituskykyongelmaa, valitusta, oikeudellista huolenaihetta tai henkilökohtaista asiaa ei tule käsitellä kuin arkista markkinointitekstiä.

Käytä tekoälyä viestin jäsentämiseen ja tarkista sitten jokainen lause.

Kysy itseltäsi:

• Onko tämä oikein?

• Kuulostaako se minulta?

• Voisiko tuo sanamuoto ymmärtää väärin?

• Onko sävy sopiva suhteelle?

• Sisältääkö se yksityisiä tietoja, joita ei olisi pitänyt antaa?

• Olenko tyytyväinen laittamaan nimeni sen alle?

Tuo viimeinen kysymys on yksinkertaisin laadunvalvontatesti. Jos epäröisit allekirjoittaa sen, älä lähetä sitä.

7. Tekoälyn käyttö kokouksissa, jotka tuottavat todellisia tuloksia

Kokoukset tuottavat paljon tietoa, mutta jostain syystä eivät aina kovin selkeää tietoa.

Tekoäly voi auttaa ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen.

Ennen kokousta

Käytä tekoälyä seuraaviin tarkoituksiin:

• Luo esityslista

• Tunnista keskeiset kysymykset

• Tiivistä taustatiedot

• Valmistele puheenaiheet

• Ennusta vastaväitteitä

• Laadi päätöksentekokehys

Käytännönläheinen kehotus voisi olla:

"Laita 30 minuutin esityslista viivästynyttä asiakasperehdytystä käsittelevälle kokoukselle. Tavoitteena on tunnistaa suurin pullonkaula, sopia omistajasta ja valita kaksi toimenpidettä tälle viikolle."

Kokouksen jälkeen

Tekoäly voi muuntaa muistiinpanoja tai transkriptioita seuraaviksi:

• Keskeiset päätökset

• Toimintokohteet

• Omistajat

• Määräajat

• Avoimet kysymykset

• Riskit

• Seurantasähköpostit

Älä luota tulosteeseen automaattisesti. Kokouslektorit voivat sisältää virheitä, epäselviä puhujia, vitsejä, jotka näyttävät sitoumuksilta, ja sitoumuksia, jotka kuulostavat vitseiltä.

Tarkista yhteenveto ennen sen jakamista.

Hyvä käytäntö on pyytää tekoälyä jakamaan tiedot kolmeen ryhmään:

1. Vahvistetut päätökset

2. Ehdotetut ideat

3. Ratkaisemattomat kysymykset

Tämä estää sen, että puolitiehen jääneet ehdotukset muuttuisivat yhdessä yössä viralliseksi politiikaksi.

8. Tekoälyn käyttö tutkimuksessa ilman itsevarmaa hölynpölyä

Tekoäly voi auttaa sinua aloittamaan tutkimuksen, jäsentämään aiheen ja tunnistamaan tutkimuskohteita.

Se voi:

• Selitä vierasta terminologiaa

• Tutkimuskysymysten luominen

• Vertaile käsitteitä

• Ehdota luokkia

• Rakenna hahmotelma

• Tiivistä antamasi tiedot

• Tunnista oletukset

• Luo haastattelukysymyksiä

• Korosta puuttuvia näkökulmia

Sen ei pitäisi tulla ainoaksi totuuden lähteeksi.

Tekoäly voi tuottaa epätarkkoja yksityiskohtia, keksittyjä esimerkkejä, vanhentunutta tietoatai väitteitä, jotka kuulostavat paljon varmemmilta kuin ne ansaitsevat.

Työpaikkatutkimuksessa tekoälyä kannattaa käyttää kartan luomiseen, ei itse alueena.

Järkevä prosessi näyttää tältä:

1. Pyydä tekoälyä hahmottelemaan aihe.

2. Tunnista merkitykselliset väitteet.

3. Varmista tärkeät faktat käyttämällä luotettavia sisäisiä tai ulkoisia tietoja.

4. Pyydä tekoälyä järjestämään todennetut löydökset.

5. Tarkista lopputuloksen tarkkuus ja puolueellisuus.

Voit myös kehottaa tekoälyä näyttämään epävarmuutta:

• Mitkä osat tästä vastauksesta saattavat olla epäluotettavia?

• Mitä oletuksia teet?

• Mitä faktoja minun pitäisi varmistaa?

• Mitkä tiedot muuttaisivat tätä suositusta?

• Esitä vahvin argumentti tätä johtopäätöstä vastaan.

Nämä kehotteet eivät tee tekoälystä erehtymätöntä, mutta ne kannustavat huolellisempaan ajatteluun.

9. Tekoälyn käyttäminen datan, raporttien ja laskentataulukoiden kanssa

Tekoäly voi helpottaa numeroiden ymmärtämistä, erityisesti ihmisille, jotka eivät elä laskentataulukoiden parissa koko päivää.

Se voi auttaa sinua:

• Selitä kaavat

• Ehdota laskentataulukon rakenteita

• Luokittele tiedot

• Yhteenveto trendeistä

• Muuta luvut kirjallisiksi kommenteiksi

• Tunnista mahdolliset poikkeavuudet

• Luo kaaviosuosituksia

• Luonnosraportin osiot

• Käännä tekniset löydökset liiketoiminnan kielelle

Esimerkiksi sen sijaan, että kysyisit:

"Mitä tämä data tarkoittaa?"

Yrittää:

"Tarkastele tätä kuukausittaista myyntitaulukkoa. Tunnista kolme suurinta muutosta, ehdota mahdollisia selityksiä ja luettele kysymykset, jotka minun pitäisi kysyä ennen johtopäätösten tekemistä."

Tuo loppulause on tärkeä. Data selittää harvoin itseään.

Myynnin lasku voi johtua kysynnän laskusta, puuttuvista tietueista, kausivaihteluista, hintamuutoksista, viivästyneestä sopimuksesta tai siitä, että joku on vahingossa liittänyt arvoja väärään sarakkeeseen. Laskentataulukoilla on kyky luoda pieniä katastrofeja näyttäen samalla täysin rauhallisilta.

Älä koskaan anna tekoälyn tehdä merkittäviä taloudellisia, operatiivisia tai henkilöstöpäätöksiä pelkästään liitetyn tietojoukon perusteella.

Tarkista:

• Ovatko tiedot täydellisiä

• Ovatko yksiköt oikein

• Ovatko kategoriat johdonmukaisia

• Onko puuttuvilla arvoilla merkitystä

• Ymmärsikö tekoäly väärin liiketoiminnan kontekstin

• Käsitelläänkö korrelaatiota syy-seuraussuhteena

Tekoäly voi nopeuttaa tulkintaa. Vastuu kuuluu edelleen ihmisille.

10. Luottamuksellisten ja arkaluonteisten tietojen suojaaminen 🔐

Ennen kuin syötät työpaikkatietoja mihinkään tekoälytyökaluun, ymmärrä organisaatiosi säännöt.

Älä oleta, että jokainen tekoälyalusta on hyväksytty luottamuksellisen tiedon käsittelyyn.

Arkaluontoisia tietoja voivat olla:

• Asiakastiedot

• Työntekijän tiedot

• Salasanat tai käyttöoikeudet

• Lääketieteelliset tiedot

• Oikeudelliset asiakirjat

• Taloudelliset tiedot

• Julkaisemattomat tuotesuunnitelmat

• Sisäinen strategia

• Omistettu koodi

• Sopimusehdot

• Henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot

Poista tunnistetiedot mahdollisuuksien mukaan.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

"Kirjoita suoritusarviointi Manchesterin operatiivisessa tiimissä työskentelevästä Jordan Smithistä, joka myöhästyi Acmen sopimuksen määräajasta."

Käytä jotain tällaista:

"Kirjoita suoritusarviointi operatiiviselle työntekijälle, joka on myöhästynyt tärkeästä asiakkaan määräajasta. Pidä palaute asiallisena, rakentavana ja keskittyvänä seuraaviin vaiheisiin."

Tiedon anonymisointi vähentää riskiä ja antaa silti tekoälyn auttaa rakenteen kanssa.

Tarkista myös, tarjoaako organisaatiosi hyväksytyn yritystason tekoälyjärjestelmän. Näihin työkaluihin voivat kuulua vahvemmat datan hallintakeinot, käyttöoikeuksien hallinta ja sisäiset käytännöt.

Kätevyys ei ole hyvä syy paljastaa tietoja, joiden pitäisi pysyä yksityisinä. Se ei ole innovaatiota. Se on vain toimiston arkistokaapin jättämistä auki sateeseen.

11. Missä tekoälyn ei pitäisi tehdä lopullista päätöstä

Tekoäly voi tukea päätöksentekoa, mutta jotkin päätökset vaativat ihmisen vastuuta alusta loppuun.

Ole erityisen varovainen seuraavien kanssa:

• Palkkaaminen ja irtisanominen

• Työntekijöiden kurinpito

• Lääketieteelliset päätökset

• Oikeudellinen neuvonta

• Luotto- tai taloudelliset hyväksynnät

• Turvallisuuskriittiset työt

• Vaatimustenmukaisuuspäätökset

• Suorituskyvyn pisteytys

• Arkaluontoiset asiakasriidat

• Syrjintää tai oikeudenmukaisuutta koskevat päätökset

Tekoäly voi auttaa tiivistämään todisteita, tunnistamaan kysymyksiä tai vertailemaan skenaarioita. Sen ei pitäisi antaa tehdä lopullista päätöstä ilman pätevää ihmisen valvontaa.

Miksi? Koska tekoäly ei ymmärrä seurauksia samalla tavalla kuin ihmiset. Se pystyy käsittelemään kaavoja, mutta sillä ei ole vastuuta, empatiaa, ammatillista velvollisuutta tai elettyä kontekstia.

Se voi myös toistaa esimerkeissä, historiallisissa tiedoissa tai kehotteen muotoilussa piilevää vinoumaa

Hyvä sääntö on:

Mitä suurempi vaikutus tekoälyllä on ihmisen oikeuksiin, toimeentuloon, turvallisuuteen tai tulevaisuuteen, sitä vähemmän määräysvaltaa sillä tulisi olla.

Tuo sääntö ei ole mikään hohdokas, mutta se pitää paikkansa.

12. Kuinka johtajat voivat ottaa tekoälyn käyttöön aiheuttamatta paniikkia

Kun johtajat ottavat tekoälyn käyttöön huonosti, työntekijät kuulevat usein yhden viestin:

"Löysimme koneen, joka saattaa korvata sinut."

Vaikka se ei olisikaan tarkoitus, epämääräinen viestintä aiheuttaa ahdistusta.

Parempi lähestymistapa on selittää:

• Miksi tekoälyä otetaan käyttöön

• Mitä tehtäviä se voi tukea

• Mitkä tehtävät pysyvät ihmisen johtamina

• Mitä tietoja työntekijät voivat syöttää

• Mitä tarkistusta vaaditaan

• Miten virheistä tulisi ilmoittaa

• Miten menestystä mitataan

• Millaista koulutusta tarjotaan

Johtajien tulisi keskittyä käytännön esimerkkeihin suurten lupausten sijaan.

Esimerkiksi:

"Käytämme tekoälyä luodaksemme ensimmäiset luonnokset rutiininomaisista asiakasvastauksista. Tukitiimimme tarkistaa edelleen jokaisen vastauksen."

Tuo on selkeämpi kuin:

"Parannamme asiakaskokemusta seuraavan sukupolven älykkyyden avulla."

Toinen lause kuulostaa kalliilta eikä tarkoita juuri mitään.

Tiimien tulisi myös saada kokeilla turvallisten rajojen puitteissa. Työntekijät tunnistavat usein parhaat käyttötapaukset, koska he tietävät tarkalleen, mitkä prosessit ovat toistuvia, turhauttavia ja yhden sankarillisen laskentataulukon koossa pitämiä.

13. Yksinkertainen viitekehys tämän viikon aloittamiseen

Aloittaaksesi tekoälyn käytön ilman asioiden monimutkaistamista, valitse yksi vähäriskinen tehtävä.

Vaihe 1: Etsi toistuva tehtävä

Etsi työtä, jota teet useita kertoja viikossa.

Esimerkkejä:

• Seurantasähköpostien kirjoittaminen

• Yhteenvetokokoukset

• Raporttien muotoilu

• Esityslistojen luominen

• Sisällön uudelleenkirjoittaminen

• Muistiinpanojen järjestäminen

Vaihe 2: Määrittele arvokas lopputulos

Päätä, miltä menestys näyttää.

Ehkä haluat lyhentää luonnosteluaikaa, parantaa johdonmukaisuutta, vähentää virheitä tai luoda selkeämpiä toimintatapoja.

Vaihe 3: Luo uudelleenkäytettävä kehote

Kirjoita kehote, joka sisältää tehtävän, kontekstin, kohdeyleisön, muodon ja rajoitteet.

Säilytä se jonnekin helposti saatavilla olevaan paikkaan.

Vaihe 4: Tarkista jokainen tuloste

Tarkista faktat, sävy, yksityisyys ja relevanssi.

Älä sekoita nopeutta laatuun.

Vaihe 5: Paranna kehotetta

Huomaa, mitä tekoäly tekee väärin.

Lisää selkeämmät ohjeet. Anna esimerkkejä. Poista epäselvyydet. Pyydä erilaista rakennetta.

Vaihe 6: Mittaa tulos

Säästikö se aikaa? Paraniko laatu? Tekikö se ylimääräistä editointityötä?

Jotkut tekoälytyönkulut näyttävät vaikuttavilta, mutta eivät säästä juuri mitään. Toiset taas poistavat hiljaisesti tunnin turhautumisen joka viikko.

Pidä se toinen laji.

14. Yleisiä virheitä, joita ihmiset tekevät työpaikan tekoälyn kanssa

Tekoälyn käytön ymmärtäminen työssä tarkoittaa myös sitä, että tiedetään, mitä ei pidä tehdä.

Epämääräisten ohjeiden antaminen

Heikko syöte luo geneeristä tulostetta.

Lisää kontekstia, esimerkkejä, rajoituksia ja selkeä tavoite.

Ensimmäiseen vastaukseen luottaminen

Ensimmäinen vastaus on luonnos, ei kiveen hakattu käsky.

Pyydä tarkistuksia.

Kopiointi ilman muokkausta

Tekoälyn luoma teksti saattaa kuulostaa viimeistellyltä mutta tyhjältä. Lisää oikeita yksityiskohtia, poista yleisiä lauseita ja tee siitä inhimillisen kuuloista.

Luottamuksellisten tietojen jakaminen

Älä liitä arkaluonteisia tietoja hyväksymättömiin järjestelmiin.

Tekoälyn käyttö kaikessa

Jotkut tehtävät on nopeampi suorittaa itse.

Et tarvitse kuuden kappaleen mittaista tekoälykehotetta kirjoittaaksesi "Kiitos, tarkistan tämän tänään"

Tekoälyn käytön piilottaminen, kun julkistamisella on merkitystä

Jotkin organisaatiot, asiakkaat tai toimialat edellyttävät läpinäkyvyyttä. Noudata asiaankuuluvia käytäntöjä.

Tekoälyn tuotoksen käsittely objektiivisena

Tekoäly heijastaa kaavoja ja oletuksia. Se ei ole automaattisesti neutraali.

Rikkoutuneen prosessin automatisointi

Huonon prosessin nopeuttaminen ei tee siitä hyvää. Se vain tuottaa virheitä vaikuttavalla nopeudella 💨

Korjaa työnkulku ennen sen automatisointia.

15. Kestävän tekoälytavan rakentaminen

Paras tapa tottua työpaikan tekoälyyn on käyttää sitä säännöllisesti pieniin, erityisiin tehtäviin.

Aloita yhdellä tai kahdella toistetulla aktiviteetilla.

Esimerkiksi:

• Käytä tekoälyä prioriteettisi järjestämiseen joka maanantai.

• Kokousten jälkeen muuta muistiinpanot toimintasuunnitelmiksi.

• Ennen pitkän sähköpostin lähettämistä pyydä tekoälyä lyhentämään se.

• Kun kohtaat päätöksen, kysy oletuksia ja vastaväitteitä.

• Käytä tekoälyä projektin lopussa opittujen läksyjen jäsentämiseen.

Pidä pieni kehotekirjasto toistuville tehtäville. Ajan myötä sinulle kehittyy käsitys siitä, mitkä kehotteet toimivat, mitkä tehtävät ovat sopivia ja missä ihmisen harkintakyvyllä on eniten merkitystä.

Opit myös, milloin tekoälyä ei kannata käyttää.

Se on myös osa tekoälylukutaitoa.

Tavoitteena ei ole tekoälyn maksimaalinen käyttö. Tavoitteena on parempi työ.

Käytännönläheinen loppuhuomautus

Tekoälyn käytön oppiminen työpaikalla on enimmäkseen sitä, että oppii delegoimaan selkeästi.

Tekoäly on arvokas työkalu luonnosteluun, yhteenvetoon, mukauttamiseen, järjestämiseen, selittämiseen ja tutkimiseen. Se voi vähentää toistuvaa työtä ja auttaa siirtymään tyhjältä sivulta toimivaan ensimmäiseen versioon paljon nopeammin.

Mutta se tarvitsee rajoja.

Suojaa luottamuksellisia tietoja. Tarkista tärkeät väitteet. Tarkista arkaluontoinen viestintä. Pidä ihmiset vastuullisina vaikuttavista päätöksistä. Ja vastusta kiusausta automatisoida prosessia, jota kukaan ei ymmärrä.

Aloita pienestä. Valitse yksi ärsyttävä, toistuva tehtävä. Anna tekoälylle selkeät ohjeet, tarkastele tulosta ja hio prosessia.

Oikein käytettynä tekoäly ei tee työstä vähemmän inhimillistä. Se luo enemmän tilaa niille työn osa-alueille, jotka ensisijaisesti vaativat ihmisiä – harkintakyvylle, luottamukselle, tarkkaavaisuudelle, empatialle ja kyvylle huomata, milloin kokous on mennyt täysin raiteiltaan. 

Käytännön esimerkki: Kokousmuistiinpanojen muuttaminen luotettaviksi toimintatavoiksi

Skenaario

Maya hallinnoi asiakkaiden perehdytystä kasvavassa ohjelmistoyrityksessä. Hän osallistuu kolmeen projektikokoukseen viikossa, tekee alustavia muistiinpanoja ihmisten puhuessa ja myöhemmin muuttaa nämä muistiinpanot seurantasähköposteiksi.

Tehtävä on toistuva, mutta siihen liittyy tiettyjä riskejä. Ehdotettu määräaika voidaan helposti sekoittaa sovittuun määräaikaan, kun taas yleisestä ehdotuksesta voi tahattomasti tulla jonkun vastuulle määrätty tehtävä. Tavoitteena ei siis ole antaa tekoälyn päättää, mitä tapahtui. Tarkoituksena on käyttää tekoälyä muistiinpanojen järjestämiseen, kun taas Maya tarkistaa jokaisen päätöksen, omistajan ja päivämäärän ennen yhteenvedon jakamista.

Mitä avustaja tarvitsee

Maija tarjoaa:

• Hänen anonymisoidut kokousmuistiinpanonsa tai hyväksytty transkriptio

• Kokouksen tarkoitus

• Lista osallistujista ja heidän rooleistaan

• Vaadittu tulostusmuoto

• Sääntö, jonka mukaan puuttuvat omistajat tai määräajat on merkittävä keksimisen sijaan

• Selkeä ero vahvistettujen päätösten, ehdotettujen ideoiden ja ratkaisemattomien kysymysten välillä

• Hänen yrityksensä hyväksymä menetelmä luottamuksellisten tietojen käsittelyyn

Ennen minkään lataamista hän poistaa asiakkaiden nimet, henkilötiedot, käyttöoikeudet ja kaupallisesti arkaluontoiset tiedot, ellei tekoälyjärjestelmää ole erikseen hyväksytty näiden tietojen käsittelyyn.

Esimerkkiohje

"Muokkaa alla olevista kokousmuistiinpanoista ytimekäs yhteenveto jatkotoimista.".

Järjestä vastaus seuraavien otsikoiden alle:

1. Vahvistetut päätökset

2. Toimintokohteet

3. Ehdotetut ideat

4. Ratkaisemattomat kysymykset

5. Riskit tai riippuvuudet

Ilmoita jokaisesta toimenpiteestä tehtävä, omistaja ja määräaika. Jos omistajaa tai määräaikaa ei ole nimenomaisesti sovittu, kirjoita "Ei vahvistettu". Älä vihjaa sitoumuksista tai keksi yksityiskohtia.

Pidä tiivistelmä alle 350 sanan pituisena. Käytä selkeää ja neutraalia kieltä, joka sopii kaikille kokoukseen osallistuneille.

Ennen kuin lopetat, listaa kaikki lauseet, jotka ovat epäselviä tai jotka saattavat vaatia tarkistusta

Hyvä vs. huono tuotos

Heikko toiminto voi sanoa:

"Sam päivittää perehdytysoppaan perjantaihin mennessä."

Se kuulostaa selkeältä, mutta on vaarallista, jos muistiinpanoissa ainoastaan ​​mainitaan, että Sam saattaa tarkistaa oppaan, eikä määräajasta ole sovittu.

Parempi versio sanoisi näin:

"Tutustu perehdytysoppaaseen - ehdotettu omistaja: Sam; määräaika: ei vahvistettu."

Toinen versio säilyttää epävarmuuden sen sijaan, että keskustelu hiljaisesti muutettaisiin sitoumukseksi.

Kuinka testata sitä

Maya luo pienen testijoukon käyttämällä kuutta aiempaa tapaamista, joiden tulokset hän jo tietää.

Hän tarkistaa, tekeekö avustaja seuraavat tehtävät:

• Erottaa päätökset ehdotuksista

• Kopioi nimet, päivämäärät ja määräajat tarkasti

• Merkitsee puuttuvat tiedot vahvistamattomiksi

• Välttää sellaisten tehtävien antamista, joista ei ole koskaan sovittu

• Sisältää tärkeitä ratkaisemattomia kysymyksiä

• Tuottaa yhteenvedon, jonka toinen osallistuja voi ymmärtää

• Jättää pois luottamukselliset tiedot, jotka on poistettu syötteestä

Hän lisää myös tarkoituksellisia reunatapauksia:

• Osallistuja vitsailee tehtävän suorittamisesta

• Kaksi ihmistä keskustelee omistuksesta pääsemättä sopimukseen

• Joku mainitsee kaksi mahdollista määräaikaa

• Litteraatti osoittaa kommentin väärälle puhujalle

• Päätös kumotaan myöhemmin kokouksessa

• Tehtävästä sovitaan, mutta omistajaa ei nimetä

Työnkulku läpäisee vasta, kun Maya pystyy jäljittämään jokaisen päätöksen ja toiminnon takaisin alkuperäisiin muistiinpanoihin.

Tulos

Havainnollistava tulos: Maya testaa prosessia kuuden kokousyhteenvedon avulla kahden viikon aikana.

Hänen manuaalinen prosessinsa kesti aiemmin keskimäärin 18 minuuttia kokousta kohden. Tekoälyn avulla ensimmäisen luonnoksen luominen kestää noin 2 minuuttia, minkä jälkeen tarkistus ja editointi vievät keskimäärin 7 minuuttia. Tämä lyhentää kokonaiskäsittelyaikaa 18 minuutista 9 minuuttiin kokousta kohden.

Kuuden kokouksen aikana esimerkki säästämisestä on seuraava:

• Edellinen kokonaisaika: 6 × 18 minuuttia = 108 minuuttia

• Tekoälyavusteinen kokonaisaika, mukaan lukien tarkastelu: 6 × 9 minuuttia = 54 minuuttia

• Havainnollistava ajansäästö: 54 minuuttia

Kuudesta tiivistelmästä viisi täyttää hyväksymislistan yhden tarkistuksen jälkeen. Jäljelle jäävä tiivistelmä vaatii toisen tarkistuksen, koska litterointi sekoitti kaksi puhujaa.

Nämä luvut ovat esimerkkiarvio, joka perustuu ilmoitettuun testiasetelmaan, eivätkä ne ole yrityksen julkaisemia tuloksia. Otos on pieni, kokousten monimutkaisuus voi vaihdella, ja laskelma sisältää tarkistusajan, mutta ei litterointien puhdistamiseen tai anonymisointiin tarvittavaa aikaa.

Mikä voi mennä pieleen

Avustaja voi:

• Keksi omistaja määrittämättömälle tehtävälle

• Käsittele ehdotettua päivämäärää vahvistettuna määräaikana

• Jätä huomiotta epäsuorasti muotoiltu päätös

• Anna kommentti väärälle henkilölle

• Laadi siisti yhteenveto, joka peittää epävarmuuden

• Säilytä muistiinpanoihin sisältyvät arkaluontoiset tiedot

• Noudata vanhentuneita ohjeita, jos kokousmalli muuttuu

Vakavin virhe olisi lähettää tiivistelmä tarkistamatta sitä. Sujuvuus ei ole osoitus siitä, että tiedot ovat oikein.

Maya vertaa siksi jokaista toimenpidettä lähdemuistiinpanoihin, vahvistaa epäselvät sitoumukset asiaankuuluvan henkilön kanssa ja pitää alkuperäiset muistiinpanot saatavilla viitteeksi. Arkaluontoiset tai kiistanalaiset asiat käsitellään manuaalisesti sen sijaan, että ne delegoitaisiin avustajalle.

Käytännöllinen noutoruoka

Tekoäly on tässä arvokas, koska se muuttaa olemassa olevan tiedon selkeämmäksi rakenteeksi. Se ei korvaa henkilöä, joka on vastuussa päätösten vahvistamisesta.

Turvallinen työnkulku on yksinkertainen: anna selkeät säännöt, poista arkaluontoiset tiedot, vaadi tekoälyä osoittamaan epävarmuutta, testaa sitä tunnettuja esimerkkejä vasten ja sisällytä ihmisen tekemä tarkistus kaikkiin väitettyihin ajansäästöihin.

Usein kysytyt kysymykset

Miten aloittelijat voivat aloittaa tekoälyn turvallisen käytön työpaikalla?

Aloita yhdellä toistuvalla, vähäriskisellä tehtävällä, kuten seurantasähköpostien laatimisella, muistiinpanojen yhteenvedolla, esityslistojen luomisella tai olemassa olevan sisällön uudelleenjärjestelyllä. Anna tekoälylle selkeät ohjeet ja tarkista sitten tulos oikeellisuuden, sävyn, yksityisyyden ja relevanssin osalta. Vältä arkaluonteisten tietojen syöttämistä, ellei organisaatiosi ole hyväksynyt työkalua kyseisen tiedon käsittelyyn.

Mitkä tehtävät kannattaa automatisoida työpaikan tekoälyn avulla?

Tekoäly toimii hyvin ensimmäisten luonnosten luomisessa, olemassa olevan tiedon uudelleentyöstämisessä ja perusanalyysien järjestämisessä. Sopivia tehtäviä ovat dokumenttien uudelleenkirjoittaminen, kokoustoimintojen poimiminen, palautteen ryhmittely, laskentataulukoiden trendien selittäminen ja tarkistuslistojen luominen. Se sopii vähemmän vaikuttaviin päätöksiin, jotka liittyvät työsuhteisiin, oikeudellisiin asioihin, turvallisuuteen, talouteen, terveydenhuoltoon tai oikeudenmukaisuuteen.

Miten kirjoitan hyvän tekoälykehotteen työpaikalle?

Vahva työpaikkakehote selittää tehtävän, kontekstin, kohdeyleisön, halutun muodon ja vaaditut tiedot. Yleisen avun pyytämisen sijaan kuvaile tarvitsemaasi erityistä tulosta ja mahdollisia rajoituksia, kuten sanamäärää tai sävyä. Voit tarkentaa vastausta pyytämällä tekoälyä poistamaan toistoa, tunnistamaan oletuksia tai merkitsemään tietoja, jotka vaativat vahvistusta.

Miten voin hyödyntää tekoälyä sähköposteissa kuulostamatta robottimaiselta?

Kerro alkuperäinen viesti, sen tarkoitus, suhteesi vastaanottajaan ja haluamasi sävy. Pyydä tekoälyä tekemään sähköpostista ytimekäs, ystävällinen, jämäkkä tai sopiva tietylle yleisölle. Ennen lähettämistä lisää konkreettisia yksityiskohtia, poista yleisluontoiset sanamuodot ja tarkista, että jokainen lause kuulostaa luonnolliselta nimesi alla.

Miten tekoälyn luomia kokousmuistiinpanoja tulisi tarkistaa?

Vertaa jokaista päätöstä, toimenpidettä, omistajaa ja määräaikaa alkuperäisiin muistiinpanoihin tai hyväksyttyyn transkriptioon. Vaadi tekoälyä erottamaan vahvistetut päätökset ehdotetuista ideoista ja ratkaisemattomista kysymyksistä. Puuttuvat tiedot tulisi merkitä "Ei vahvistettu" -merkityksi arvauksen sijaan, varsinkin jos puhujat keskustelivat mahdollisista omistajista tai päivämääristä pääsemättä sopimukseen.

Voiko tekoäly analysoida laskentataulukoita ja liiketoimintadataa tarkasti?

Tekoäly voi selittää kaavoja, tiivistää trendejä, tunnistaa mahdollisia poikkeamia ja muuttaa luvut kirjallisiksi kommenteiksi. Sen tulkinta riippuu kuitenkin puhtaasta datasta ja riittävästä liiketoimintakontekstista. Tarkista yksiköt, puuttuvat arvot, luokkien johdonmukaisuus ja onko olemassa vaihtoehtoisia selityksiä, ennen kuin käytät tulostetta taloudellisiin, operatiivisiin tai henkilöstöpäätöksiin.

Mitä työpaikkatietoja ei pitäisi koskaan syöttää tekoälyyn?

Vältä salasanojen, käyttöoikeustietojen, asiakastietojen, työntekijätietojen, lääketieteellisten tietojen, oikeudellisten asiakirjojen, omistusoikeudellisten koodien, julkaisemattomien suunnitelmien tai arkaluonteisten taloudellisten tietojen syöttämistä hyväksymättömiin järjestelmiin. Poista nimet ja tunnistetiedot aina kun mahdollista. Organisaatiosi tietokäytännön ja hyväksyttyjen yritystyökalujen tulisi määrittää, mitä tietoja voidaan käsitellä turvallisesti.

Miten esimiehet voivat ottaa tekoälyn käyttöön työpaikalla ilman, että työntekijät alkavat huolestua?

Johtajien tulisi selittää, miksi tekoälyä otetaan käyttöön, mitä tehtäviä se tukee, mikä pysyy ihmisen johtamana ja miten tuotoksia on tarkasteltava. Heidän tulisi myös määritellä hyväksytyt datakäytännöt, koulutus, raportointimenettelyt ja onnistumisen mittarit. Konkreettiset esimerkit rakentavat yleensä enemmän luottamusta kuin epämääräiset lupaukset muutoksesta tai älykkäistä työnkuluista.

Mitkä ovat yleisimmät virheet tekoälyn käytössä työpaikalla?

Yleisiä virheitä ovat epämääräisten ohjeiden antaminen, ensimmäiseen vastaukseen luottaminen, sisällön kopioiminen ilman muokkaamista ja luottamuksellisten tietojen jakaminen. Ihmiset saattavat myös automatisoida rikkinäisiä prosesseja tai pitää tekoälyn tuottamia tuloksia objektiivisina. Parempi lähestymistapa on varmistaa tärkeät väitteet, korjata heikot luonnokset, testata toistettavia työnkulkuja ja pitää ihmisen vastuu selkeänä.

Miten voin mitata, säästääkö tekoälytyönkulku aikaa?

Mittaa koko prosessia, mukaan lukien syötteiden valmistelu, tietojen anonymisointi, tulosteiden tarkistaminen ja korjausten tekeminen. Vertaa tätä kokonaismäärää aiemman työnkulun aikaan ja laatuun. Tehokkaan tekoälyprosessin tulisi vähentää työmäärää tai parantaa johdonmukaisuutta luomatta kohtuuttomia yksityisyys-, tarkkuus- tai vastuullisuusriskejä.

Viitteet

1. Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus - Tekoälyn käsikirja Yhdistyneen kuningaskunnan hallitukselle - gov.uk

2. National Institute of Standards and Technology - Tekoälyn riskienhallintakehys: Generatiivinen tekoäly - nist.gov

3. Tietosuojavaltuutetun toimisto - Tekoäly, tietosuoja ja julkinen sektori: Tekoälypolitiikat - ico.org.uk

4. Kansallinen taloustutkimusvirasto - nber.org

5. Yhdysvaltain tasa-arvoisten työllisyysmahdollisuuksien komissio - Mikä on EEOC:n rooli tekoälyssä? - eeoc.gov

6. Valtion viestintäpalvelu - GCS:n generatiivisen tekoälyn politiikka - communications.gov.uk

7. OpenAI - Käytännön opas tekoälyn avulla rakentamiseen - openai.com

Löydä uusimmat tekoälytuotteet virallisesta tekoälyavustajakaupasta

Tietoa meistä