Tekoälymuistiinpanojen ottaminen käyttöön Teamsissa

Lyhyt vastaus: Teamsin tekoälymuistiinpanot toimivat parhaiten, kun järjestelmänvalvojat ottavat ensin käyttöön oikeat Copilot- ja transkriptiokäytännöt ja sitten järjestäjät ottavat käyttöön fasilitaattorin tai käyttävät yhteenvetoa tuetuissa kokouksissa. Jos lisenssiä, transkriptiota tai kokoustyyppiä ei ole määritetty oikein, muistiinpanot eivät välttämättä näy tai ne voivat olla puutteellisia.

Keskeiset tiedot:

Järjestelmänvalvojan hallinta: Tarkista Teamsin kokouskäytännöt ennen kuin odotat tekoälymuistiinpanojen ilmestyvän.

Lisenssin tarkistus: Yhdistä Fasilitaattori-, Yhteenveto- ja Copilot-ominaisuudet oikeisiin oikeutuksiin.

Litterointivaatimus: Ota käyttöön ja suorita transkriptio, kun kokouksen jälkeisillä tekoälymuistiinpanoilla on merkitystä.

Kokouksen järjestelyt: Käytä aikataulutettuja, tuettuja kokouksia, joissa on selkeät esityslistat, parantaaksesi tuloksia.

Ihmisen tekemä tarkistus: Tarkista nimet, päätökset, määräajat ja arkaluontoiset tiedot ennen muistiinpanojen jakamista.

1. Mitä tekoälymuistiinpanot Teamsissa tarkoittavat 🤖

Ennen kuin perehdymme artikkeliin Teamsin tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto, sinun on erotettava toisistaan ​​kolme samankaltaista ominaisuutta:

• Tekoälyn luomat muistiinpanot kokouksen aikana – yleensä Teams-kokousten fasilitaattorin kautta.

• Tekoälymuistiinpanot yhteenvedossa – muistiinpanot ja seurantatehtävät näkyvät kokouksen tai tapahtuman jälkeen.

• Copilot-kokousmuistiinpanot – Microsoft 365 Copilotin kautta kokouskeskustelusta tai yhteenvedosta luodut muistiinpanot.

Fasilitaattori voi luoda reaaliaikaisia ​​tekoälymuistiinpanoja, tiivistää keskeisiä päätöksiä, dokumentoida avoimia kysymyksiä, vastata kysymyksiin kokouskeskustelussa ja auttaa tehtävien hallinnassa . Microsoftin mukaan Fasilitaattorin lisäämiseen kokoukseen tai sen käyttöönottoon kokouksen aikana vaaditaan Microsoft 365 Copilot -lisenssi , vaikka sisäiset kokouksen osallistujat voivat nähdä reaaliaikaiset päivitykset, kun se on käynnissä

Tällä erolla on merkitystä, koska yksi henkilö saattaa sanoa ”tekoälymuistiinpanot” ja tarkoittaa viimeisteltyä reaaliaikaista muistiinpanopaneelia, kun taas toinen tarkoittaa tekoälymuistiinpanovälilehteä kokouksen jälkeen. Sama keittiö, eri laatikot.

2. Nopea tarkistuslista ennen tekoälymuistiinpanojen käyttöönottoa Teamsissa ✅

Tässä on se kuiva mutta tärkeä asia. Tekoälymuistiinpanot eivät ilmesty taianomaisesti vain siksi, että joku napsautti "Liity"-painiketta. Yleensä tarvitset oikean lisenssin, oikean hallintakäytännön, transkriptio on käytössä ja kokousmuodon, joka tukee ominaisuutta.

Tarkista nämä ensin:

• Organisaatiollasi on Microsoft 365 Copilot reaaliaikaisia ​​fasilitaattorin tekoälymuistiinpanoja varten tai Teams Premium / Copilot, jossa käytetään älykkään yhteenvedon ominaisuuksia.

• Teamsin kokouskäytäntö sallii litteroinnin.

• Ylläpitäjän käytäntö ei estä Copilotin käyttöä.

• Kokous on ajoitettu Teams-kokous, jossa toimintoa tuetaan.

• Järjestäjällä tai esittäjällä on lupa ottaa käyttöön kyseinen tekoälyominaisuus.

• Kokous on riittävän pitkä ja litteroitu, jos haluat tekoälymuistiinpanoja kokouksen jälkeen.

Microsoftin Teams Premium -lisensointidokumentaatiossa tekoälypohjaisena viestintäominaisuutena mainitaan ”tekoälyn luomien muistiinpanojen ja tehtävien tarkastelu kokouksista”, kun taas fasilitaattorin lisäämiseen tai käyttöönottoon vaaditaan Microsoft 365 Copilot.

Pieni miinus, koska sellainen toki on: Recapin tekoälymuistiinpanot ovat saatavilla yli viisi minuuttia kestäneistä tapahtumista, jotka litteroitiin englanniksi, ja Microsoft huomauttaa myös, että muotoilu voi vaihdella litterointikielen mukaan.

3. Tekoälymuistiinpanojen ottaminen käyttöön Teamsissa järjestelmänvalvojana 🛠️

Ylläpitäjille tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto Teamsissa alkaa Teamsin hallintakeskuksessa, ei itse kokouksessa. Tässä kohtaa monet ihmiset juuttuvat pulaan. He etsivät jatkuvasti tekoälymuistiinpanojen painiketta, mutta käytäntö sanoo hiljaa "ei" taustalla.

Ylläpitäjän polku on yleensä:

1. Avaa Teamsin hallintakeskus.

2. Siirry kohtaan Kokoukset.

3. Valitse Kokouskäytännöt.

4. Valitse olemassa oleva käytäntö tai luo uusi.

5. Etsi Tallennus ja transkriptio -osio.

6. Etsi Copilot- asetus.

7. Valitse yksi käytettävissä olevista vaihtoehdoista:

   • Päällä

   • Päällä, tallennettu transkriptio vaaditaan

   • Päällä, transkriptio tallennettuna oletuksena

   • Pois

8. Tallenna käytäntö ja varmista, että se on määritetty oikeille käyttäjille.

Microsoftin järjestelmänvalvojan ohjeissa luetellaan kyseiset Copilotin kokouskäytäntöasetukset ja selitetään, että transkriptiokäytäntö vaikuttaa siihen, voiko Copilot toimia kokousten aikana ja niiden jälkeen.

Sinun on myös varmistettava, että itse transkriptio on saatavilla. Teamsin transkriptio on käytäntöpohjainen ominaisuus, ja sekä järjestäjän että transkription aloittavan käyttäjän on oltava käytössä kokouksissa, webinaareissa tai keskustelutilaisuuksissa, jotta transkriptiot voidaan sisällyttää.

Tämän osan ihmiset ohittavat ja sitten syyttävät Teamsia. Joskus Teams ansaitsee sen. Ei kuitenkaan aina.

4. Tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto Teamsissa kokousta aikataulutettaessa 📅

Kokouksen järjestäjille helpoin tapa on valmistella tekoälymuistiinpanoja ennen kokouksen alkua. Se antaa Teamsille enemmän liikkumavaraa käyttäytyä hyvin, kuten jo ruokitulle kissalle.

Voit lisätä fasilitaattorin aikataulutusta varten seuraavasti:

1. Avaa Kalenteri Teamsissa.

2. Valitse Uusi.

3. Ota Teams-kokous käyttöön -kytkin.

4. Valitse Asetukset.

5. Siirry Copilotiin ja muuhun tekoälyyn.

6. Varmista, että Salli apukäyttäjä ja fasilitaattori -asetuksena on jompikumpi seuraavista:

   • Vain kokouksen aikana

   • Kokouksen aikana ja sen jälkeen

7. Ota Fasilitaattori- toiminto käyttöön.

8. Valitse Käytä.

Microsoftin fasilitaattorin ohjeissa sanotaan, että tämä on aikataulutuspolku, ja niissä todetaan myös, että fasilitaattorin voi lisätä vain ajoitettuihin kokouksiin, ei kanavakokouksiin, pikakokouksiin tai Teams-puheluihin.

Hyvä kokouskutsu auttaa myös. Lisää yksinkertainen esityslista kuvaukseen tai kokousmuistiinpanoihin. Fasilitaattori voi tarkistaa esityslistan kutsusta tai Loop-kokousmuistiinpanoista ja käyttää sitä keskustelun järjestyksessä pitämiseen. Ei taianomaista, mutta melko lähellä tavoitetta, kun kokouksessasi on liikaa "vain yksi asia lisää" -hetkiä.

5. Tekoälymuistiinpanojen ottaminen käyttöön live-Teams-kokouksen aikana 🎙️

Ehkä unohdit ottaa sen käyttöön aikataulutuksen aikana. Niin käy. Avaat kokouksen, joku kysyy: "Voiko tekoäly tehdä muistiinpanoja?", ja yhtäkkiä kaikki katsovat järjestäjää kuin he hallitsisivat kuuta.

Voit ottaa fasilitaattorin käyttöön kokouksen aikana seuraavasti:

1. Liity Teams-kokoukseen.

2. Valitse kokoustoiminnoista Lisää toimintoja

3. Valitse Ota fasilitaattori käyttöön.

4. Valitse kokouskieli, jos Teams kysyy.

5. Odota muutama minuutti, että muistiinpanoja alkaa tulla näkyviin.

Kun Fasilitaattori on päällä, Muistiinpanokuvake muuttuu osoittamaan, että tekoälyn luomat muistiinpanot ovat aktiivisia. Microsoftin mukaan muistiinpanot eivät näy välittömästi ja niiden ilmestyminen voi kestää muutaman minuutin, koska ne perustuvat litteroituun keskusteluun.

Yksi tärkeä roolikohta: mobiiliosallistujat voivat nähdä reaaliaikaiset muistiinpanot, mutta vain Teamsin työpöytä- tai verkkoversiota käyttävät järjestäjät tai esittäjät voivat ottaa fasilitaattorin käyttöön tai poistaa sen käytöstä kokouksen aikana.

Joten jos joku liittyy kyytiin taksissa puhelimella ja kysyy, miksi sitä ei voi aktivoida, se voi olla syy. Ärsyttävää? Kyllä. Loogista? Enimmäkseen.

6. Kuinka löytää tekoälymuistiinpanoja Teams-kokouksen jälkeen 🔎

Kokouksen päätyttyä muistiinpanot eivät katoa tuottavuussumuun. Yleensä ne löytyvät kokouskeskustelusta tai yhteenvedosta.

Tekoälyn luoman sisällön tarkastelu kokouksen jälkeen:

1. Avaa keskustelu Teamsissa.

2. Valitse kokouskeskustelu.

3. Valitse ylhäältä Yhteenveto

4. Valitse Muistiinpanot tai Tekoälymuistiinpanotvuokraajassasi näkyvän käyttökokemuksen mukaan.

Microsoftin mukaan fasilitaattorin luomaan sisältöön voi päästä käsiksi kokouskeskustelun ja Recap-kokousmuistiinpanojen kautta kokouksen päätyttyä. Tekoälyn luomat kokousmuistiinpanot tallennetaan Microsoft Loop -sivulle, ja kokouksen osallistujat voivat muokata kyseistä Loop-sivua ennen kokousta, sen aikana tai sen jälkeen.

Microsoftin mukaan käyttäjät voivat tarkastella manuaalisesti ja tekoälyn luomia muistiinpanoja sekä seurantatehtäviä valitsemalla tekoälymuistiinpanoja tapahtuman yhteenvedosta, edellyttäen, että kokous täyttää transkriptiovaatimukset.

Tässä kohtaa tekoälymuistiinpanoista tulee enemmän kuin pelkkä kokouskikka. Voit hakea päätöksiä, tehtäviä, puuttuvaa kontekstia ja jatkotoimia toistamatta koko keskustelua uudelleen, aivan kuin tutkisit pientä toimiston rikospaikkaa 🕵️.

7. Vertailutaulukko: Tapoja käyttää tekoälymuistiinpanoja Teamsissa 📊

Menetelmä / Ominaisuus	Paras	Päävaatimus	Mitä saat	Hieman ärsyttävä kohta
Ohjaajan reaaliaikaiset tekoälymuistiinpanot	Kokoukset, joissa ihmiset tarvitsevat muistiinpanoja puhuessaan	Microsoft 365 Copilot -lisenssi	Reaaliaikaiset muistiinpanot, päätökset, kysymykset, tehtävät	Tarvitsee tuetun kokoustyypin - kaikki kokoukset eivät toimi
Tekoälyn muistiinpanoja yhteenvedossa	Kuulumien vaihtaminen kokouksen jälkeen	Litteroitu kelpoinen kokous	Muistiinpanot, tehtävät, yhteenveto sisällöstä	Ei näytetä, jos transkriptio puuttuu
Copilot “Luo kokousmuistiinpanoja”	Lyhyet yhteenvedot kokouksen jälkeen	Microsoft 365 -kopiopilotti	Keskeiset aiheet ja toimenpiteet	Sinun täytyy toki vielä varmistaa se
Manuaaliset Teams-muistiinpanot	Yksinkertaiset sisäiset kokoukset	Kokousmuistiinpanojen peruskäyttöoikeus	Esityslista, muistiinpanot, tehtävät	Jonkun on pakko kirjoittaa, traagista mutta totta
Tallenne ja transkriptio	Tarkastus- ja vaatimustenmukaisuustyönkulut	Tallennus-/litterointikäytäntö käytössä	Haettava transkriptio ja toiston konteksti	Voi luoda tallennustilaan ja yksityisyyteen liittyviä kysymyksiä

Microsoftin Copilotin luomien muistiinpanojen tukiohjeissa sanotaan, että käyttäjät voivat valita Copilotin kokouskeskustelusta, valita lisää kehotteita, luoda kokousmuistiinpanoja, kopioida ne ja liittää ne muualle. Ohjeissa muistutetaan myös käyttäjiä tekoälyn tulosteen tarkistamisesta, koska se voi olla virheellinen.

8. Parhaat kokousasetukset parempien tekoälymuistiinpanojen tekemiseen Teamsissa 🧠

Tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto Teamsissa on puolet työstä. Hyödyllisten muistiinpanojen tekeminen on toinen puoli. Tekoäly on ihan hyvä jäsentämään, mutta se ei ole ajatustenlukija kuulokkeet päässä. Se tarvitsee selkeää syötettä.

Käytä tätä asetusta:

• Lisää selkeä esityslista ennen kokousta.

• Sano päätökset ääneen: ”Päätös: käynnistämme pilottihankkeen ensi viikolla.”

• Määritä omistajat suullisesti: ”Maya vastaa talousosaston seurannasta.”

• Pidä tauko ennen aiheen vaihtamista.

• Vältä viiden ihmisen päällepuhumista. Kyllä, kunnianhimoinen.

• Käytä nimiä johdonmukaisesti, jotta tehtävien omistajuus on selkeämpi.

• Pidä kokouksen kieli mahdollisuuksien mukaan yhdenmukaisena.

• Tarkista muistiinpanot ennen kuin jaat niitä laajalti.

Fasilitaattori voi tunnistaa esityslistat kokouskutsusta tai Loop-kokousmuistiinpanoistaja auttaa seuraamaan esityslistan aiheita kokouksen aikana.

Hiljaisen tehokas kikka: ilmoita toimintoesineesi aivan kuin selostaisit väsyneelle avustajalle. Ei robottimaisesti, vaan selkeästi. ”Toimintaesine: Jordan lähettää päivitetyn pakan.” Tällainen lause tekee tekoälyn muistiinpanoista paljon vähemmän mössöisiä.

9. Yleisiä ongelmia, kun tekoälyn muistiinpanoja ei näy ⚠️

Jos Teamsissa puuttuu tekoälymuistiinpanoja, älä heti oleta ominaisuuden olevan rikki. Se saattaa olla, mutta on olemassa useita normaaleja estäviä tekijöitä.

Yleisiä syitä ovat:

• Ei Copilot- tai Teams Premium -käyttöoikeutta ominaisuudelle, jota yrität käyttää.

• Copilot on poistettu käytöstä Teamsin kokouskäytännöissä.

• Litterointi on poistettu käytöstä järjestäjälle tai sitä aloittavalle henkilölle.

• Kokous on liian lyhyt tekoälyn yhteenvedon muistiinpanoille.

• Kokousta ei litteroitu.

• Ei-tuettu kokoustyyppi, kuten fasilitaattorin kanavakokous.

• Väärä rooli, kuten osallistuja yrittää kytkeä fasilitaattorin päälle.

• Ulkopuolisten osallistujien rajoitukset.

• Luottamuksellisuusmerkinnät tai salaus estävät asialistan poiminnan.

Microsoftin dokumentaatiossa todetaan, että Teams käyttää tapahtuman transkriptiota, läsnäolotietoja ja PowerPoint Live -dataa tekoälypohjaisten älykkäiden yhteenveto-ominaisuuksien tarjoamiseen, joten puuttuvat transkriptiotiedot voivat tarkoittaa tekoälyn tuottaman yhteenvedon arvon puutetta.

Muista, että reaaliaikaisten fasilitaattorin muistiinpanojen osalta vain järjestäjät ja esittäjät voivat ottaa fasilitaattorin käyttöön tai poistaa sen käytöstä kokouksen aikana tietokoneella tai verkossa. Mobiilikäyttäjät voivat tarkastella reaaliaikaisia ​​muistiinpanoja, mutta eivät voi aktivoida ominaisuutta samalla tavalla.

10. Tietosuoja, käyttöoikeudet ja ”Vahvista tämä” -sääntö 🔐

Tekoälymuistiinpanot ovat hyödyllisiä, mutta ne eivät ole mikään pikakirjoittaja, vaatimustenmukaisuusvastaava tai yksityiskohtiin keskittynyt työtoverisi. Ne luodaan kokousdatasta, ja niistä voi puuttua kontekstia, ne voivat muotoilla asioita kömpelösti tai muuttaa epäsiistin keskustelun itsevarman näköiseksi yhteenvedoksi, joka on vain enimmäkseen oikein.

Microsoft toteaa, että tekoälyn luoma sisältö Teamsin yhteenvedossa perustuu tapahtuman transkriptioon ja sitä tukevat GPT ja muut tekoälymallit, ja että se voi olla epätarkkaa, puutteellista tai sopimatonta.

Käytännön sääntö on siis yksinkertainen:

• Tarkista tekoälyn muistiinpanot ennen niiden lähettämistä asiakkaille.

• Tarkista päätökset, numerot, nimet ja määräajat.

• Vahvista arkaluontoiset tiedot ennen niiden tallentamista tai lähettämistä.

• Vältä luottamasta tekoälymuistiinpanoihin ainoana tietueena oikeudellisissa, henkilöstöhallinnollisissa, taloudellisissa tai säännellyissä päätöksissä.

• Varmista, että osallistujat ymmärtävät litterointia ja tekoälyn luomia yhteenvetoja koskevat käytännöt.

Teamsissa on myös kokousasetuksia ja järjestelmänvalvojan hallintatoimintoja arkaluonteiselle kokoussisällölle, mukaan lukien kopiointiin, edelleenlähetykseen, tallenteisiin, litterointeihin ja tekoälyn luomiin tietoihin liittyvät hallintatoiminnot.

Pieni paranoia on terveellistä. Ei foliohattu-paranoiaa, vaan "ehkä ei kannata liittää raakaa tekoälyyhistelmää taululle lukematta sitä" -paranoiaa.

11. Käyttöönottovinkkejä tiimien ylläpitäjille ja esimiehille 🚀

Tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto toimii parhaiten, kun et vain napsauttele kytkintä ja toivo kaikkien käyttäytyvän kuin koulutusvideossa.

Yksinkertainen käyttöönottosuunnitelma:

1. Valitse pieni pilottiryhmä.

2. Vahvista lisenssit ja käytännöt.

3. Ota käyttöön transkriptio- ja Copilot-asetukset kyseiselle ryhmälle.

4. Luo testikokous.

5. Kokeile live-ohjaajan muistiinpanoja.

6. Kokeile kokouksen jälkeisiä yhteenvetoja tekoälyn avulla.

7. Dokumentoi tarkalleen, mitä vaiheita käyttäjäsi näkevät.

8. Luo lyhyt sisäinen opas tekoälyn käyttöön liittyen.

9. Sisällytä yksityisyyttä koskevia muistutuksia.

10. Kysy ihmisiltä, ​​mikä heitä hämmensi, sillä he kertovat sinulle. Kovaan ääneen.

Pilottihankkeen syynä on se, että Teamsin käyttökokemukset voivat vaihdella lisensoinnin, järjestelmänvalvojan käytäntöjen, kokoustyypin, asiakasohjelman version ja organisaatioasetusten mukaan. Kyseessä ei ole yksi iso punainen nappi. Se on enemmänkin kuin laatikko täynnä painikkeita, joista jotkut on merkitty paremmin kuin toiset.

12. Nopea vastaus: Tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto Teamsissa 🏁

Tässä on tiivistetty versio ohjeesta Teamsin tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto:

Ylläpitäjille:

• Siirry Teamsin hallintakeskukseen.

• Avoimet kokoukset > Kokouskäytännöt.

• Ota käyttöön oikea Copilot -käytäntö kohdassa Tallennus ja transkriptio .

• Varmista, että transkriptio on sallittu.

• Määritä käytäntö oikeille käyttäjille.

Järjestäjille:

• Luo ajoitettu Teams-kokous.

• Avaa Asetukset > Apupilot ja muu tekoäly.

• Ota Salli apukäyttäjä ja fasilitaattori käyttöön -asetus käyttöön.

• Ota fasilitaattori.

• Käytä asetusta.

Kokouksen aikana:

• Valitse Lisää toimintoja.

• Valitse Ota fasilitaattori käyttöön.

• Odota muutama minuutti, että tekoälyn luomat muistiinpanot tulevat näkyviin.

Kokouksen jälkeen:

• Avaa kokouksen keskustelu.

• Siirry yhteenvetoon.

• Valitse Muistiinpanot tai Tekoälymuistiinpanot.

Tämä on siisti versio. Käytännön versio sisältää lisenssien, käytäntöjen, transkription, roolien tarkistamisen ja sen, onko Teamsilla parhaillaan jokin noista päivistä.

Loppusanat 💬

Tekoälymuistiinpanojen käyttöönotto Teamsissa ei ole vaikeaa, kun osat on järjestyksessä, mutta ne on helppo sekoittaa. Ylläpitäjät hallitsevat käytäntöportteja. Järjestäjät hallitsevat kokouksen asetuksia. Esittäjät ja järjestäjät voivat aktivoida fasilitaattorin tuetuissa kokouksissa. Litterointi antaa tekoälylle jotain, josta työskennellä. Yhteenvedosta kokouksesta tulee haettavissa, silmäiltävissä ja – ihanteellisessa tapauksessa – vähemmän muistisuo.

Paras järjestely on yksinkertainen: ota käyttöön oikeat käytännöt, kytke transkriptio päälle, ajoita kokous oikein, käytä fasilitaattoria silloin, kun reaaliaikaisilla muistiinpanoilla on merkitystä, ja tarkista tuotos ennen kuin käsittelet sitä kivitauluihin hakattuna totuutena 🪨. Tekoälymuistiinpanot ovat erittäin hyödyllisiä, mutta ne ovat silti koneen muistiinpanoja, jotka kuuntelevat ihmisten keskeytyksiä. Joten kyllä, käytä niitä. Pidä vain toista kulmakarvaa hieman koholla.

Käytännön esimerkki: Tekoälymuistiinpanojen käyttö viikoittaisessa asiakasprojektikokouksessa 🧾

Skenaario

Kuvittele pieni verkkotoimisto, joka pitää viikoittaisen 45 minuutin Teams-kokouksen asiakkaan kanssa. Samat ongelmat toistuvat jatkuvasti: päätökset hautautuvat chattiin, tehtävät muistetaan puolitiehen jääneinä ja joku käyttää 20–30 minuuttia jokaisen kokouksen jälkeen sotkuisten muistiinpanojen muuttamiseen asiakaspäivitykseksi.

Tämä on kuvitteellinen mutta realistinen esimerkkiskenaario. Virasto käyttää Teamsin tekoälymuistiinpanoja luodakseen kokousmuistiinpanojen ensimmäisen luonnoksen, minkä jälkeen projektipäällikkö tarkistaa tuloksen ennen kuin mitään lähetetään asiakkaalle. Tämä viimeinen osa on tärkeä. Tekoäly auttaa hallinnollisessa työssä, eikä korvaa projektia ymmärtävää ihmistä.

Kokous on ajoitettu Teamsissa, transkriptio on käytössä ja fasilitaattori on käytössä ennen puhelun alkua. Tämä vastaa artikkelin pääpointtia: tekoälymuistiinpanot toimivat parhaiten, kun käyttöoikeudet, kokouskäytäntö, transkriptio ja kokouksen asetukset on määritelty ensin.

Mitä avustaja tarvitsee

Tätä järjestelyä varten järjestäjä valmistelee:

Aikataulutettu Teams-kokous, ei nopea ad hoc -puhelu.

Lyhyt esityslista kokouskutsussa.

Kokouksen transkriptio käytössä.

Ohjaaja kytketty päälle ennen kokouksen alkua.

Projektipäällikkö, joka on määrätty tarkistamaan tekoälyn muistiinpanot.

Yksinkertainen tarkistuslista nimille, päivämäärille, kustannuksille, määräajoille ja asiakaspäätöksille.

Hyvä agenda voisi näyttää tältä:

Esityslista:

Tarkista viime viikon tuotokset.

Vahvista kotisivun tekstin muutokset.

Päätä, haluatko säilyttää vai poistaa hinnoittelusivun videon.

Määritä käynnistystehtävien omistajat.

Vahvista seuraavan tarkistuspäivämäärä.

Se antaa tekoälylle enemmän rakennetta kuin epämääräinen "projektin kuulumisten tarkistaminen" -kutsu. Se myös auttaa ihmisiä pysymään hieman vähemmän hajallaan, mikä on aina plussaa.

Esimerkkiohje

Kokouksen alussa järjestäjä voi sanoa esimerkiksi:

”Käytämme tänään tekoälyn luomia muistiinpanoja päätösten ja toimenpiteiden tallentamiseen. Ilmaise päätökset selkeästi, sisällytä kunkin tehtävän omistajan nimi ja mainitse määräajat mahdollisuuksien mukaan. Tarkistamme muistiinpanot ennen niiden jakamista kokouksen jälkeen.”

Kokouksen aikana projektipäällikkö voi tehdä toimintasuunnitelman kohdista ilmeisiä:

"Päätös: pidämme hinnoittelusivun videon julkaisua varten."

"Toimenpide: Priya lähettää tarkistetun kotisivun tekstin torstaihin klo 15 mennessä."

"Toimenpidekohde: Mark tarkistaa ennen perjantaita, käynnistyvätkö analytiikkatunnisteet oikein."

Tämä saattaa aluksi tuntua hieman muodolliselta, mutta se antaa tekoälylle selkeät lähtökohdat työskentelyyn. Epämääräinen keskustelu alkaa epämääräisillä muistiinpanoilla. Selkeät päätökset alkavat ja käytännönläheiset muistiinpanot alkavat.

Kuinka testata sitä

Suorita pieni kolmen tapaamisen testi ennen kuin otat sen käyttöön koko tiimissä.

Kokous 1: Käytä vain normaaleja muistiinpanoja.

Kokous 2: Käytä tekoälymuistiinpanoja, mutta ilman jäsenneltyä esityslistaa.

Kokous 3: Käytä tekoälymuistiinpanoja, joissa on selkeä esityslista ja puhuttu toimintasuunnitelma.

Tarkista jokaisen kokouksen jälkeen:

Kuinka kauan lopullisten asiakasvalmiiden muistiinpanojen tuottaminen kestää.

Kuinka monta toimenpidettä pitää korjata.

Onko määräajat kirjattu oikein.

Onko kuhunkin tehtävään liitetty oikea omistaja.

Sisältääkö yhteenveto jotain, mistä ei ole sovittu.

Tarkistajan tulisi verrata tekoälyn muistiinpanoja pöytäkirjaan ennen kuin lähettää mitään ulkoiselle tarkastajalle. Tämä on erityisen tärkeää rahan, aikataulujen, lakitekstien, hyväksyntöjen tai asiakassitoumusten kohdalla.

Tulos

Havainnollistava tulos, joka perustuu kolmen 45 minuutin esimerkkiprojektikokouksen ajoitukseen:

Vain manuaaliset muistiinpanot: Puhtaan asiakaspäivityksen tuottaminen kestää 28 minuuttia.

Tekoälymuistiinpanot ilman selkeää agendaa: 17 minuuttia muistiinpanojen tarkistamiseen ja siivoamiseen.

Tekoälymuistiinpanot, joissa on esityslista ja selkeät puhutut toimintaohjeet: 9 minuuttia viimeisen päivityksen tarkistamiseen ja lähettämiseen.

Se on arviolta 19 minuutin säästö tapaamista kohden manuaaliseen prosessiin verrattuna. Neljässä viikoittaisessa asiakastapaamisessa kuukaudessa se tarkoittaisi noin 76 minuutin säästöä kuukaudessa yhdelle projektipäällikölle.

Laaduntarkistus on aivan yhtä tärkeää kuin ajansäästö. Tässä esimerkkitestissä strukturoitu tekoälymuistiinpanojen versio tallensi 8/9 toimenpidettä oikein. Ainoa virhe oli määräaika, joka vaati ihmisen korjauksen. Juuri siksi tekoälymuistiinpanoja tulisi pitää vahvana ensimmäisenä luonnoksena, ei lopullisena totuuden lähteenä.

Mikä voi mennä pieleen

Yleisin epäonnistuminen on epämääräinen puhetapa. Jos joku sanoo: ”Selvitetään se ensi viikolla”, tekoäly ei välttämättä tiedä, kuka omistaa ”sen” tai mitä ”ensi viikolla” tarkoittaa.

Muita riskejä ovat:

Tehtävä annetaan väärälle henkilölle.

Pehmeä ehdotus kirjoitetaan lujana päätöksenä.

Määräajan ylittäminen tai väärin kuuleminen.

Arkaluontoiset asiakastiedot näkyvät muistiinpanoissa, joita jaetaan liian laajalti.

Pöytäkirjaa ei ole saatavilla, mikä heikentää kokouksen jälkeistä yhteenvetoa.

Järjestäjä olettaa, että tekoälyn muistiinpanot ovat automaattisesti oikeita, koska ne näyttävät siisteiltä.

Korjaus on vaatimaton, mutta tehokas: käytä tarkistuslistaa, vahvista toimenpiteet ennen kokouksen päättymistä äläkä lähetä raakamuotoisia tekoälymuistiinpanoja suoraan asiakkaalle.

Käytännöllinen noutoruoka

Teamsin tekoälymuistiinpanot toimivat parhaiten, kun kokous on jo hyvin hoidettu. Lisää esityslista, ota käyttöön oikeat asetukset, sano päätökset selkeästi ja anna yhdelle henkilölle vastuu tarkistuksesta. Tee näin, ja tekoälymuistiinpanot voivat muuttaa sekavan kokouksen käyttökelpoiseksi jatkoksi muutamassa minuutissa sen sijaan, että luotaisiin uusi dokumentti, josta kaikkien on keskusteltava myöhemmin.

Usein kysytyt kysymykset

Miten otan tekoälymuistiinpanot käyttöön Teamsissa järjestelmänvalvojana?

Jos haluat ottaa tekoälymuistiinpanot käyttöön Teamsissa järjestelmänvalvojana, aloita Teamsin hallintakeskuksessa. Siirry Kokoukset-kohtaan, avaa Kokouskäytännöt ja tarkista Tallennus ja transkriptio -osio. Varmista, että Copilot on sallittu ja että transkriptio on käytössä oikeilla käyttäjillä. Käytäntö on myös määritettävä henkilöille, joilla on oltava tekoälymuistiinpanojen käyttöoikeus.

Mitä lisenssejä tarvitsen AI Notes -ominaisuuteen Teamsissa?

Lisenssi riippuu siitä, mitä tekoälymuistiinpanotoimintoa haluat käyttää. Facilitatorin kanssa luodut reaaliaikaiset tekoälyn luomat muistiinpanot vaativat yleensä Microsoft 365 Copilotin. Recapin tekoälymuistiinpanot saattavat riippua Teams Premium- tai Copilot-käyttöoikeuksista. Monissa organisaatioissa järjestelmänvalvojien tulisi tarkistaa sekä lisenssi- että kokouskäytännöt ennen kuin he olettavat ominaisuuden olevan käytettävissä.

Miksi tekoälyn muistiinpanot eivät näy Teams-kokouksessani?

Tekoälymuistiinpanoja ei välttämättä näytetä, jos Copilot on poistettu käytöstä, transkriptio on estetty tai kokoustyyppiä ei tueta. Kokous voi myös olla liian lyhyt, sitä ei ole litteroitu tai siitä puuttuvat oikeat järjestäjän oikeudet. Yleinen korjaustapa on tarkistaa käyttäjän käyttöoikeus, Teamsin kokouskäytäntö, transkriptioasetukset ja se, onko kokous ajoitettu eikä aloitettu välittömästi.

Voinko ottaa tekoälymuistiinpanot käyttöön live-Teams-kokouksen aikana?

Kyllä, tuetuissa kokouksissa järjestäjä tai esittäjä voi ottaa fasilitaattorin käyttöön kokouksen aikana. Yleensä he tekevät tämän kokoussäätimien Lisää toimintoja -kohdasta ja valitsevat sitten Ota fasilitaattori käyttöön. Muistiinpanojen näkyminen voi kestää muutaman minuutin, koska Teams tarvitsee keskustelusisältöä transkriptiosta ennen kuin se voi luoda hyödyllisiä muistiinpanoja.

Mistä löydän tekoälyn muistiinpanot Teams-kokouksen jälkeen?

Kokouksen jälkeen avaa kokouskeskustelu Teamsissa ja valitse Yhteenveto. Asetuksistasi riippuen saatat nähdä muistiinpanoja tai tekoälymuistiinpanoja. Fasilitaattorin luomat muistiinpanot voivat näkyä myös kokouskeskustelussa ja kokousmuistiinpanoissa. Yleensä kokouksen jälkeiset tekoälymuistiinpanot toimivat parhaiten, kun kokous on litteroitu ja täyttää ominaisuusvaatimukset.

Mitä eroa on fasilitaattorin, yhteenvedon ja apuohjelman kokousmuistiinpanoilla?

Fasilitaattori on tarkoitettu pääasiassa tekoälyn luomiin reaaliaikaisiin muistiinpanoihin kokouksen aikana. Yhteenvedossa käyttäjät tarkastelevat muistiinpanoja, tehtäviä ja kokouksen sisältöä jälkikäteen. Copilot-kokousmuistiinpanot luodaan Copilot-kokemuksen kautta kokouskeskustelusta tai yhteenvedosta. Ne ovat päällekkäisiä, mutta eivät täysin sama ominaisuus, joten asennusvaatimukset voivat vaihdella.

Tarvitseeko Teams-kokoukset litterointia, jotta tekoälymuistiinpanot toimivat?

Monissa Teamsin tekoälymuistiinpanojen työnkuluissa transkriptio on olennaista, koska se antaa tekoälylle analysoitavaa. Tekoälymuistiinpanojen yhteenvedot riippuvat erityisesti transkription saatavuudesta ja kokouskelpoisuudesta. Järjestelmänvalvojien tulee varmistaa, että transkriptio on sallittu kokouskäytännöissä, ja järjestäjien tulee varmistaa, että kokous litteroidaan, kun he tarvitsevat kokouksen jälkeisiä muistiinpanoja.

Kuka voi ottaa käyttöön tekoälymuistiinpanojen fasilitaattorin Teamsissa?

Järjestäjät tai esittäjät voivat yleensä ottaa fasilitaattorin käyttöön Teamsin työpöytä- tai verkkoversiossa. Mobiilikäyttäjät saattavat pystyä tarkastelemaan reaaliaikaisia ​​muistiinpanoja, mutta he eivät välttämättä pysty itse aktivoimaan fasilitaattoria. Tämä rooliero selittää usein, miksi yksi osallistuja näkee muistiinpanovaihtoehdon, kun taas toinen ei voi ottaa sitä käyttöön.

Miten voin saada parempia tekoälyn luomia kokousmuistiinpanoja Teamsissa?

Käytä selkeää esityslistaa, puhu päätökset ääneen ja nimeä tehtävät kohdat selkeästi. Vältä ihmisten päällekkäisyyttä aina kun mahdollista ja pidä kokouksen kieli johdonmukaisena. Tekoälymuistiinpanot toimivat parhaiten, kun kokouksella on tietty rakenne. Muistiinpanojen tarkistaminen ennen niiden jakamista laajalti on myös hyödyllistä.

Ovatko Teamsin tekoälymuistiinpanot riittävän luotettavia jaettavaksi?

Tekoälymuistiinpanot ovat hyödyllisiä, mutta ne tulisi silti tarkistaa ennen jakamista, erityisesti asiakkaiden tai johdon kanssa. Tarkista nimet, numerot, päätökset, määräajat ja arkaluontoiset tiedot. Artikkelin käytännön sääntö on käsitellä tekoälymuistiinpanoja hyödyllisenä luonnoksena, ei täydellisenä oikeudellisena tai vaatimustenmukaisuusasiakirjana. Ihmisen tekemä tarkistus on silti tärkeää.

Viitteet

1. Microsoftin tuki - Microsoft Teams -kokousten fasilitaattori - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Copilot-kokouksen käytäntöasetukset - learn.microsoft.com

Löydä uusimmat tekoälytuotteet virallisesta tekoälyavustajakaupasta

Tietoa meistä